KS DACHTECHNIK · BÜROPORTAL

Datenschutzhinweise zum Büroportal

Stand: 16. Oktober 2026. Diese Hinweise betreffen das Büroportal von KS Dachtechnik und seine Kalenderanbindung.

Verantwortlicher und Kontakt

KS Dachtechnik, Richard-Wagner-Straße 16, 45966 Gladbeck. Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte: info@ksdach.de, Telefon 0178 7563811.

Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung verarbeitet das Portal Kunden- und Kontaktdaten, Rechnungs- und Baustellenadressen, Angebote und Rechnungsentwürfe, Auftragsberichte, Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Fotos und Unterschriften. Hinzu kommen Anmeldedaten, Zugriffsberechtigungen und technische Daten, die für den sicheren Betrieb und die Fehleranalyse erforderlich sind. Zugang erhalten berechtigte Personen entsprechend dem jeweiligen Büro-, Mitarbeiter- oder Auftragszugang.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Auftragsabwicklung, Kommunikation und betrieblichen Organisation. Soweit erforderlich, erfolgt sie zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c) oder zur sicheren und nachvollziehbaren Betriebsorganisation aufgrund berechtigter Interessen (lit. f). Beschäftigtendaten werden im erforderlichen Umfang für das Beschäftigungsverhältnis verarbeitet. Freiwillige Zusatzfunktionen und erteilte Zugriffsfreigaben können widerrufen werden; soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Google-Kalender: Zugriff und Verwendung

Erst nach Freigabe durch das Büro wird der vorgesehene Google-Kalender verbunden. Das Portal liest Termine und kann auf ausdrückliche Bedienung hin Termine erstellen, ändern und löschen. Dazu gehören Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung und gegebenenfalls Teilnehmer. Bei Änderungen an Terminen mit Gästen können Google-Benachrichtigungen an diese Gäste ausgelöst werden; das Terminfenster weist darauf hin.

Die Google-E-Mail-Adresse und deren Bestätigungsstatus werden verwendet, um das freigegebene Konto zu prüfen. Client-Schlüssel, Zugangs- und Erneuerungstokens werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Sie werden nicht an Mitarbeiter oder als Google-Zugangstoken an den Browser ausgegeben. Der Server erneuert die Sitzung bei Bedarf. Kalendertermine werden für die Anzeige abgerufen und durch diese Anbindung nicht dauerhaft als eigene Termindatenbank gespeichert. Änderungen werden bei Google gespeichert.

Google-Nutzerdaten werden ausschließlich für die angeforderte Kalenderfunktion verarbeitet. Sie werden weder verkauft noch für Werbung, Profilbildung oder das Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Die Kalenderanbindung übermittelt Termindaten nicht automatisch an die KI-Funktionen des Portals. Die Verwendung und Weitergabe der von Google-APIs erhaltenen Informationen erfolgt entsprechend der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Empfänger und Dienste

Das Portal läuft auf der Sites-Infrastruktur mit Cloudflare-Diensten für Anwendung, Datenbank und Dateispeicherung. Für Betrieb und Bereitstellung werden damit technische Dienstleister einschließlich OpenAI/Sites und Cloudflare eingesetzt. Freigegebene Integrationen übertragen die für ihre Funktion benötigten Daten an den jeweiligen Dienst: etwa an Google für Termine, Lexware für Kunden und Belege sowie an den eingerichteten KI-Dienst bei bewusst gestarteten KI-Funktionen. Externe Links, beispielsweise zu WhatsApp oder dem Steuerberater, öffnen die jeweiligen Anbieter; es erfolgt dadurch keine automatische Übertragung aller Portaldaten.

Je nach Anbieter kann eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Informationen zu den jeweils eingesetzten Diensten und den dafür vereinbarten Datenschutzregelungen sind beim oben genannten Kontakt erhältlich. Für Google gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google.

Speicherung, Cookies und Löschung

Der notwendige Büro-Sitzungscookie ist bis zu sieben Tage gültig und wird bei der Abmeldung ungültig gemacht. Der Kalender-Anmeldevorgang verwendet einen zusätzlichen Sicherheitscookie mit zehn Minuten Laufzeit; abgelaufene Anmeldezustände sind nicht mehr verwendbar und werden bei einer folgenden Anmeldung bereinigt. Lokale Formularhilfen können Eingaben im Browser speichern. Passwörter und als geheim gekennzeichnete Felder sind davon ausgenommen.

Google-Zugangstokens bleiben bis zum Trennen der Verbindung oder einer erforderlichen Neuanmeldung verschlüsselt gespeichert. „Google-Verbindung trennen“ entfernt die gespeicherten Tokens und versucht, die Freigabe bei Google zu widerrufen. Die Client-Konfiguration bleibt für eine spätere Verbindung erhalten. Ein Widerruf ist auch direkt unter Google-Kontoverbindungen möglich. Bestehende Google-Termine werden durch das Trennen nicht gelöscht. Für die Löschung der gesamten Konfiguration wende dich an das Büro.

Auftrags- und Beschäftigtendaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Welche Frist für einen konkreten Vorgang gilt, kann beim Büro erfragt werden.

Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.